19 Jul Un caso de éxito: Implantación de Quionia en los Teatros del Canal de Madrid
Quionia Information System, es la herramienta de gestión de activos desarrollada por Simbioe Facility Management que están adoptando numerosas propiedades, mantenedoras y gestoras. En el último año se han incorporado a la
herramienta más de 600 activos.
Quionia Information System fue galardonada por la revista Actualidad Económica como una de las 100 mejores ideas de 2019 y en 2021 fue la herramienta que permitió a ISP Schools desarrollar el proyecto de gestión documental que fue galardonado como la Best Practice de IFMA.
En esta edición de la revista, queremos presentar un nuevo caso de éxito en la implantación de Quionia en los dos edificios que los teatros del canal tienen en Madrid y en San Lorenzo del Escorial. Se trata de dos edificios emblemáticos y bien conocidos, que además de disponer de una arquitectura espectacular, ofrecen elementos muy particulares que suponen grandes dosis de imaginación para sus facility managers.
Después de realizar un estudio de mercado, la empresa gestora de los teatros selección Quionia como la herramienta adecuada por varias razones:
• Herramienta amigable, intuitiva y fácil de utilizar.
• Se puede utilizar con cualquier tipo de equipo portátil. Por lo tanto, elimina al 100% el uso del papel y permite que un técnico o un operario pueda consultar un plano o un documento en cualquier lugar.
• Dispone de toda la base de datos de requisitos documentales de un edificio según normativa y ubicación de cada edificio y además Simbioe se encarga de mantenerla al día y de avisar a sus clientes cuando hay un cambio que les afecta.
• Dispone de unas gamas de mantenimiento según normativa y según las reglas del buen hacer del sector que también son actualizadas de forma periódica por Simbioe.
• Dispone de una base de datos con los requisitos que se deben cumplir en el entorno de la coordinación de actividades empresariales, como los requisitos de prevención de riesgos laborales y otros.
• Incluye todos los módulos necesarios para la gestión: Gestión documental recurrente y fija, servicios, GMAO, coordinación de actividades empresariales, reservas de espacios y mucho más.
• Dispone de indicadores y de informes, que además son fácilmente exportables y adaptables.
• Es una herramienta desarrollada por Simbioe, una empresa española que tiene impregnado su ADN la empatía hacia las necesidades de sus clientes. Es por ello por lo que la herramienta está en continua mejora gracias a las peticiones y sugerencias de clientes y potenciales clientes.
La implantación de Quionia para este cliente ha incluido los puntos siguientes:
• Planimetría de los edificios y ubicación gráfica de cada zona y de cada elemento.
• Listado de documentos necesarios para cada edificio con un indicador que facilita saber si se dispone o no de cada uno de ellos.
• Planificación de documentos necesarios y recurrentes, como inspecciones, revisiones o certificados.
• Listado de contratos y recursos, con sus documentos, condiciones y asignaciones de tareas relacionadas a la planificación.
• El módulo de GMAO que puede ser utilizado por los operarios y operadores de los edificios, navegando sobre planos y que a su vez alimenta el gestor documental.
La digitalización del registro de la ejecución del mantenimiento ha sido todo un éxito gracias al equipo de operarios y gestores que han tenido una actitud positiva y constructiva e incluso han permitido a Simbioe incorporar nuevas funcionalidades y opciones que facilitan el registro de datos y la gestión.
El hecho de disponer de código QR para cada equipo, que se obtienen del inventario de Quionia, permite a los operarios generar incidencias en una zona o elemento, ver el mantenimiento a realizar o consultar datos o
documentos muy fácilmente.
Los resultados están siendo inmejorables como se puede observar en las tablas de indicadores de gestión documental, ya que se está en un 100% de cumplimiento en la obtención de la documentación y en la ejecución de tareas de mantenimiento.
La actividad de Simbioe consiste en realizar proyectos de servicios, ayudar sus clientes a licitarlos y controlar la calidad de su ejecución, tanto a nivel físico a través de auditorías, como a nivel documental gracias a Quionia.
Toda la experiencia que Simbioe obtiene en el desarrollo de sus servicios para sus clientes, le permiten seguir desarrollando nuevas funcionalidades, módulos y herramientas que den respuesta a las innumerables necesidades de los Facility managers.