¿Tienen toda la documentación en regla las empresas externas que trabajan en nuestros inmuebles?

¿Tienen toda la documentación en regla las empresas externas que trabajan en nuestros inmuebles?

¿Estamos seguros de que los profesionales que hacen el mantenimiento de nuestros equipos de refrigeración cuentan con una formación acreditada? ¿Sabemos a ciencia cierta si la empresa a la que contratamos los servicios limpieza está al día en sus pagos con la Agencia Tributaria? ¿Quién controla los posibles riesgos que pueden darse cuando en un mismo centro de trabajo confluyen numerosos profesionales de otras tantas empresas?

 

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) aparece con la necesidad de contratar obras y servicios a otras empresas. De este modo concurren en un mismo espacio personal y maquinaria diferentes y con diferentes riesgos: los de los trabajos efectuados por cada una de las empresas contratadas o subcontratadas, más los generados por la concurrencia de ambas. Por lo tanto, cumplir correctamente la CAE es obligatorio para las empresas según normativas como la de Prevención de Riesgos Laborales. Pero también es la gran asignatura pendiente ya que muchas no ven la importancia o simplemente no cuentan con las herramientas de control

 

El marco legal es claro. La ley 31/1995 de 8 de noviembre de prevención de riesgos laborales tiene por objeto promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas y el desarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados del trabajo. Posteriormente fue modificada por la Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la Prevención de Riesgos Laborales.

 

Junto a él, el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, ya desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales y tiene por objetivo la aplicación correcta de los métodos de trabajo por las empresas concurrentes en el centro de trabajo, el control de las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo y la adecuación entre los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y las medidas aplicadas para su prevención.

Además, debemos tener en cuenta otras normativas, como el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción y el Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.

Finalmente también se debe tener en cuenta la necesidad de cumplir las obligaciones en materia de riesgos laborales, salariales y de seguridad social del estatuto de los trabajadores aprobado por el Real Decreto 1/1995 de 24 de marzo y los convenios colectivos.

 

Por lo tanto, se observa que numerosas normativas obligan a controlar los posibles riesgos que pueden darse cuando en un mismo centro de trabajo confluyen numerosos profesionales de otras tantas empresas. Y para hacerlo deben contralar la documentación, que no sólo es la manera que marca la ley sino la más efectiva. También hay que verificar que las empresas que contratamos están al día de sus obligaciones porque podemos ser responsables subsidiarios. Y ante un marco legal así de claro y contundente, todavía hay muchas empresas que permiten a terceros entrar a trabajar en sus instalaciones sin cumplir con muchos de los requisitos que marca la normativa.

 

Esto ocurre, en parte, por falta de conocimiento pero también porque no cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para cumplir con la metodología CAE que consiste en el intercambio de documentación referente riesgos, información y formación, verificación de ésta y acceso a la entrada al centro de trabajo.  Posteriormente la empresa contratante deberá recibir la información relativa a obligaciones de pago con las diferentes administraciones estatales, autonómicas y locales para poder proceder a la contabilización y pago de las facturas.

 

No cumplir con estos requisitos puede conllevar riesgos y responsabilidad subsidiaria. Finalmente también se deberá intercambiar información entre las empresas que permita cumplir con otras directrices o normativas internas que se hayan definido, como iniciativas sobre responsabilidad social corporativa, control y reducción de la huella de carbono, políticas de igualdad u otras.

 

En el mercando existen diferentes portales web para la gestión de la documentación de coordinación de actividades empresariales. En algunos casos estos sistemas están integrados con los controles de acceso de los edificios de tal manera que un trabajador no puede acceder a un edificios si él y su empresa no están al día referente al CAE.

 

Simbioe Facility Management dispone de Quionia Information System, una herramienta que además de permitir realizar la CAE, integra esta documentación con el resto de documentación de los activos de forma que se realiza una gestión integral de la documentación como: Informes de inspecciones a realizar por empresas de inspección y control;  Informes de revisiones a realizar por empresas homologadas por industria de cada comunidad autónoma o por empresas especialistas en su campo; Documentación legal, técnica general de edificio y técnica de equipos y sistemas; Informes y documentación de reforma; Facturas de suministros y consumos; Planes de autoprotección; Documentación del sistema de protección de datos; Documentos que acrediten la sostenibilidad y requisitos medioambientales y Contratos de servicios, arrendamiento u otros y sus facturas y recibos.

 

Por lo tanto la CAE debe permitir a la empresa: informar sobre los riesgos de su actividad a empresas contratadas; ser informada y por lo tanto ser conocedora de los riesgos que las empresas contratadas incorporan a su actividad por el hecho de trabajar en las instalaciones de su empresa; confirmar que las empresas contratadas cumplen sus obligaciones con sus trabajadores y todas las administraciones. Y, por último, hay que asegurar que las empresas contratadas conocen, aceptan y contribuyen al cumplimiento en su ámbito de responsabilidad de sus iniciativas.

 

Perder toda la documentación relevante de un activo puede suponer hasta 200.000 euros. Si por el contrario dejamos entrar en nuestro inmueble a una empresa o a profesionales que no son competentes y que no cumplen con el CAE, el coste puede ser mucho mayor y no sólo económico.