La documentación, los contratos, los costes, el presupuesto, el inventario, las gamas y protocolos y mucho más para los edificios

La documentación, los contratos, los costes, el presupuesto, el inventario, las gamas y protocolos y mucho más para los edificios

La gestión documental de los edificios incluye diferentes ámbitos a tener en cuenta. En Simbioe disponemos de Quionia Information System, nuestra herramienta de gestión documental que nos permite saber qué documentos debe tener cada activo, planificar cuándo debemos conseguirlos, clasificarlos, ordenarlos y poder realizar búsquedas de los mismos de forma rápida y fácil.

Quionia IS clasifica la documentación en los bloques siguientes:

  • Documentación fija activo
  • Documentación recurrente
  • Documentación referente a incidencias o eventos puntuales
  • Documentación de Coordinación de Actividades Empresariales
  • Contratos
  • Documentación técnica de elementos

La documentación fija es la que se genera cuando se construye un edificio o cuando se realiza una reforma importante. Incluye los grupos siguientes de documentación, se indican algunos ejemplos de documentos incluidos en cada grupo:

  • Proyectos: memoria, planos, cálculos, partidas, presupuestos, fichas de puesta en marca, etc.
  • Legalizaciones: boletines, finales de obra, actas de inspección inicial, etc.
  • Licencia: licencia de obras, licencia de actividades, licencia medioambiental, etc.
  • Legal: registro de la propiedad, escrituras, contrato de alquiler, contrato de cesión, contrato de concesión, etc.
  • Legionela: planos de puntos de agua, protocolos de desinfección, fichas de productos, etc.
  • Sostenibilidad y medio ambiente: certificados de cumplimiento de acreditaciones voluntarias, certificados de reciclado, analíticas de agua, analíticas de aire, informes de control de calidad, etc.
  • PAU: Memoria de plan de Autoprotección, simulacros, certificados, etc.
  • Protección de datos: certificados, clausulas, asignaciones, etc.

La documentación recurrente es aquella que se genera a lo largo de la utilización del edificio e incluye los grupos siguientes:

  • Inspecciones a realizar por empresas de inspección y control.
  • Revisiones a realizar por empresas
  • Revisiones a realizar por empresas o equipos especialistas
  • Registro de tareas internas que son realizadas por equipos propios o externos, tales como rondas de control o mantenimiento conductivo, registros de limpieza, registros de seguridad, control de accesos, etc.
  • Facturas de suministros: agua, electricidad, gas, gasóleo, telecomunicaciones, etc.
  • Recibos o documentos que acrediten el pago de tributos e impuestos
  • Recibos o documentos que acrediten el pago de seguros
  • Recibos o documentos que acrediten el cobro de rentas

La documentación referente a incidencias o eventos puntuales es aquella que se genera debido a averías, incidencias, correctivos o cambios de equipos. En este punto se incluyen el documento técnico de solicitud de ofertas, las ofertas o valoraciones, la oferta aceptada, el contrato y la documentación técnica final.

La Documentación de coordinación de actividades empresariales (CAE) implica diferentes departamentos y normativas. Incluye certificados de estar al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes administraciones, toda la documentación relativa a prevención de riesgos laborales (PRL), formación y capacitación de operarios, acreditación de cumplir con la legalidad con los trabajadores, etc.

No menos relevantes son los contratos de servicios de mantenimiento u otros, tales como DDD (Desratización, Desinsectación y Desinfección), seguridad, jardinería u otros, pero también las pólizas de seguros u contratos con cualquier empresa que provea servicios. Asimismo también se deben custodiar los contratos de alquiler de espacios en los que la empresa sea arrendadora o arrendataria, contratos de concesiones o cesiones de servicios o espacios, etc.

Finalmente, se debe disponer de la documentación técnica de equipos, elementos e instalaciones tales como documentación del fabricante, manuales de funcionamiento, fichas técnicas u otra documentación técnica.

Simbioe ha plasmado en Quionia IS el conocimiento de múltiples técnicos y especialistas en las diferentes áreas para poder determinar los requisitos documentales y que los usuarios del software ‘solamente’ se deban preocupar de conseguir, validar y cargar los documentos. Además Simbioe actualiza y mejora de forma continua la base de datos de requisitos documentales con las nuevas normativas, requisitos legales e incorporación de conocimiento de otros especialistas.

Quionia IS dispone de múltiples sistemas y procesos que ayudan al usuario a confirmar que no está olvidando ningún documento como listados de validación, planificación de documentos, informes de estado, avisos y otros.

Además y de forma trasversal a la aplicación se pueden definir y relacionar con los documentos los conceptos siguientes:

  • Inventario basado en estándares de quipos, instalaciones, zonas y agrupaciones, indicando cuantos elementos hay de cada equipo, sus datos técnicos e información relevante.
  • Recursos internos (personal propio) y externos (empresas externas) con los que se trabaja.
  • Materiales y almacenes, tanto internos como externos.
  • Servicios y flujos de incidencias, pudiendo definir y asignar averías tipo y encuestas de satisfacción.
  • Asignaciones de tareas a recursos. Control de asignaciones y no asignaciones.
  • Parámetros que se deben seguir y controlar.
  • Presupuestos basados en centros de coste.
  • Definición de acuerdos de nivel de servicio (ANS o SLA) y valores objetivo (KPI)

Finalmente Quionia IS, dispone de informes y cuadros de mando para saber qué hay que hacer, saber en qué situación está el activo, hacer previsiones y tomar decisiones.

Quionia IS es una herramienta desarrollada bajo la dirección y supervisión de gestores de edificios con experiencia a nivel operativo, táctico y estratégico por lo que se adapta perfectamente a las necesidades y requisitos reales de las empresas y sus gestores.

Contacta con nosotros para más información:

Simbioe Facility Management SL – www.simbioe.eswww.quionia.es