19 jul. Un cas d’èxit: Implantació de Quionia als Teatres del Canal de Madrid
Quionia Information System és l’eina de gestió d’actius desenvolupada per Simbioe Facility Management que estan adoptant nombroses propietats, mantenidores i gestores. L’últim any s’han incorporat a la
eina més de 600 actius.
Quionia Information System va ser guardonada per la revista Actualidad Económica com una de les 100 millors idees del 2019 i el 2021 va ser l’eina que va permetre a ISP Schools desenvolupar el projecte de gestió documental que va ser guardonat com la Best Practice d’IFMA.
En aquesta edició de la revista, volem presentar un nou cas d’èxit en la implantació de Quionia als dos edificis que els teatres del canal tenen a Madrid ia Sant Llorenç de l’Escorial. Es tracta de dos edificis emblemàtics i ben coneguts, que a més a més de disposar d’una arquitectura espectacular, ofereixen elements molt particulars que suposen grans dosis d’imaginació per als seus facility managers.
Després de fer un estudi de mercat, l’empresa gestora dels teatres selecció Quionia com a eina adequada per diverses raons:
• Eina amigable, intuïtiva i fàcil de fer servir.
• Es pot utilitzar amb qualsevol ordinador portàtil. Per tant, elimina al 100% l’ús del paper i permet que un tècnic o un operari pugui consultar un plànol o document a qualsevol lloc.
• Disposa de tota la base de dades de requisits documentals d’un edifici segons la normativa i la ubicació de cada edifici ia més Simbioe s’encarrega de mantenir-la al dia i d’avisar els seus clients quan hi ha un canvi que els afecta.
• Disposa d’unes gammes de manteniment segons normativa i segons les regles de la bona feina del sector que també són actualitzades de forma periòdica per Simbioe.
• Disposa d’una base de dades amb els requisits que s’han de complir a l’entorn de la coordinació d’activitats empresarials, com ara els requisits de prevenció de riscos laborals i altres.
• Inclou tots els mòduls necessaris per a la gestió: gestió documental recurrent i fixa, serveis, GMAO, coordinació d’activitats empresarials, reserves d’espais i molt més.
• Disposa d’indicadors i informes, que a més són fàcilment exportables i adaptables.
• És una eina desenvolupada per Simbioe, una empresa espanyola que té l’ADN impregnat l’empatia cap a les necessitats dels seus clients. És per això que l’eina està en contínua millora gràcies a les peticions i suggeriments de clients i clients potencials.
La implantació de Quionia per a aquest client ha inclòs els punts següents:
• Planimetria dels edificis i ubicació gràfica de cada zona i de cada element.
• Llistat de documents necessaris per a cada edifici amb un indicador que facilita saber si es disposa o no de cadascun.
• Planificació de documents necessaris i recurrents, com ara inspeccions, revisions o certificats.
• Llistat de contractes i recursos, amb els documents, condicions i assignacions de tasques relacionades a la planificació.
• El mòdul de GMAO que pot ser utilitzat pels operaris i operadors dels edificis, navegant sobre plànols i que alhora alimenta el gestor documental.
La implantació de Quionia per a aquest client ha inclòs els punts següents:
• Planimetria dels edificis i ubicació gràfica de cada zona i de cada element.
• Llistat de documents necessaris per a cada edifici amb un indicador que facilita saber si es disposa o no de cadascun.
• Planificació de documents necessaris i recurrents, com ara inspeccions, revisions o certificats.
• Llistat de contractes i recursos, amb els documents, condicions i assignacions de tasques relacionades a la planificació.
• El mòdul de GMAO que pot ser utilitzat pels operaris i operadors dels edificis, navegant sobre plànols i que alhora alimenta el gestor documental.
La digitalització del registre de l‟execució del manteniment ha estat tot un èxit gràcies al‟equip d‟operaris i gestors que han tingut una actitud positiva i constructiva i fins i tot han permès a Simbioe incorporar noves funcionalitats i opcions que faciliten el registre de dades i la gestió.
El fet de disposar de codi QR per a cada equip, que s’obtenen de l’inventari de Quionia, permet als operaris generar incidències en una zona o element, veure’n el manteniment a realitzar o consultar dades o
documents molt fàcilment.
Els resultats són immillorables com es pot observar a les taules d’indicadors de gestió documental, ja que s’està en un 100% de compliment en l’obtenció de la documentació i en l’execució de tasques de manteniment.
L’activitat de Simbioe consisteix a realitzar projectes de serveis, ajudar els seus clients a licitar-los i controlar la qualitat de la seva execució, tant a nivell físic a través d’auditories com documentalment gràcies a Quionia.
Tota l’experiència que Simbioe obté en el desenvolupament dels seus serveis per als seus clients, li permet seguir desenvolupant noves funcionalitats, mòduls i eines que donin resposta a les innombrables necessitats dels Facility managers.