27 gen. La Fundació Privada Sant Francesc d’Assís confía a QUIONIA INFORMATION SYSTEM la gestión documental de sus tres centros sociosanitarios
- Están ubicados en los municipios barceloneses de Alella y El Masnou y cuentan, en total
más de 300 plazas, tanto de convalecencia temporal como de larga estancia, en
servicios de dependencia asociada a la discapacidad psíquica, la enfermedad y la
vejez - Sólo tres años después de lanzamiento al mercado, más de 300 edificios, pertenecientes
a 15 empresas o entidades, confían en QUIONIA IS, la solución de gestión documental
creada por SIMBIOE FACILITY MANAGEMENT.
Barcelona, 23 de enero de 2020. La Fundació Privada Sant Francesc d’Assís (FSFA) es una
entidad sin ánimo de lucro y carácter privado fundada en 1977. Durante estas más de cuatro
décadas se ha convertido en una entidad de referencia en Catalunya en servicios de dependencia
asociada a la discapacidad psíquica, la enfermedad y la vejez. Así, la FSFA cuenta con tres centros
propios (Can Torras, Les Hortènsies i Montseny) ubicados en los municipios barceloneses de
Alella y El Masnou, que suman en total más de 300 plazas sociosanitarias, tanto de convalecencia
temporal como de larga estancia.
Las gestión documental diaria de una activo inmobiliario como un centro sociosanitario es
comparable en complejidad a la de un hospital o una clínica. Se trata de una serie de
documentación que debe estar actualizada, en vigor y que debe poder consultarse fácilmente. Una
logística que se multiplica por tres cuando los responsables de logística documental deben
gestionar tres centros, cada uno de ellos especializado en un tipo de asistencia como ocurre con
la FSFA.
Por este motivo, la Fundació Privada Sant Francesc d’Assís recurrió a QUIONIA INFORMATION
SYSTEMS, solución creada por SIMBIOE FACILITY MANAGEMET que le permite gestionar de
una manera sencilla información recurrente del edificio (boletines, licencias, inspecciones iniciales,
etc.); a la vez que avisos e incidencias con contratos, recursos internos y externos, inventario,
categorías, servicios, averías tipo etc.
Tal como señala Marc Blasco, CEO de SIMBIOE, en el caso de l FSFA , “las incidencia se han
clasificado por servicios y averías tipo y por tanto se pueden generar circuitos de envío de
incidencias en función de estos conceptos a las empresas o operarios adecuados de forma
automática. Algo que permite obtener información estadística para conocer aquellos
puntos que ofrecen una mayor problemática”.
Una información a la que se puede acceder desde tres niveles, a partir del acceso restringido a
diferentes capas de información. Siendo estos el estratégico, dirigido a Dirección General; el
táctico, Dirección de Servicios Generales; y por último el operativo, al que acceden los
responsables de servicio, operarios y empresas externas proveedoras.
Para Juan Carreño, Director de Servicios Generales de la Fundació Privada Sant Francesc
d’Assís, “con QUIONIA IS hemos ordenado la documentación recurrente y clasificado toda
la documentación del edificio, por ejemplo las licencias, boletines y legalizaciones. El
resultado es una mejora en el control documental y contar con indicadores de gestión en
tiempo real que nos permiten dar una respuesta más rápida a las incidencias y optimizar
recursos de una manera más eficiente”
QUIONIA IS; más allá de los GMAO
Sólo tres años después de lanzamiento al mercado, más de 300 edificios, pertenecientes a 15
empresas o entidades, confían en QUIONIA IS, la solución de gestión documental creada por SIMBIOE
FACILITY MANAGEMENT. Se trata de centros comerciales, colegios, oficinas, centros sociosanitarios
y museos, entre los más destacados: la cadena CINESA (47 cines en España y Portugal), el Consorci
del Museu de Ciències Naturals de Barcelona, el Parc Científic de Barcelona o las escuelas del
International School Partnership
QUONIA IS, previa definición del edificio y sus elementos e instalaciones, indica las inspecciones y
revisiones a realizar y permite cargar los documentos a medida que son generados. Además, permite
gestionar incidencias y no conformidades, obteniendo toda la información técnica relevante y
permitiendo la toma de decisiones. Y todo esto desde la movilidad más absoluta ya que puede
gestionarse desde PC, móvil o tableta.
Esto solventa la carencia de una gestión documental eficiente que hasta ahora se realizaba a través
de Gestores de Mantenimiento Asistidos por Ordenador (GMAO) propios de la empresa
mantenedora principal lo que suponía para el cliente una gran dependencia. Con QUIONIA IS, los
clientes de SIMBIOE cuentan con toda la información relevante que son los informes y los
documentos, lo que no excluye que las empresas mantenedoras continúen utilizando sus GMAO
para su planificación.
Junto a ello, su potente motor de reporting, facilita la consulta de documentos e informes en cualquier
momento, filtrando por edificio, activo, elemento de inventario, fecha o cualquier concepto relacionado.
Quionia IS cuenta también con un cuadro de mandos, el cual ofrece indicadores de gestión que
permiten en todo momento evaluar el estado de la gestión documental de sus activos. Estos
indicadores son los Acuerdos de Nivel de Servicio con empresas de mantenimiento.