ISP SCHOOLS confía a QUIONIA INFORMATION SYSTEMS la gestión documental de sus 10 escuelas en España

ISP SCHOOLS confía a QUIONIA INFORMATION SYSTEMS la gestión documental de sus 10 escuelas en España

  • La solución escalada que ofrece QUIONIA IS permite a ISP SCHOOLS centralizar y verificar información, controlar contratos de mantenimiento, realizar consultas y obtener indiciadores de gestión.
  • Para Ignacio López-Peña Sánchez, Head of Facilities, Europe, “QUIONIA IS nos ha permitido organizar y ordenar toda la información de nuestros centros en una sola base de datos. Además nos permite conocer los requisitos normativos y tener la tranquilidad de que nos informa cuando cambian y están siempre actualizados”. 

Madrid, 16 de diciembre de 2019. International Schools Partnership (ISP) es una empresa con sede en Londres que gestiona de 42 escuelas repartidas por todo el mundo dónde aplica un modelo de educación británica y privada caracterizado por su excelencia. En nuestro país, ISP  SCHOOLS cuenta con 10 escuelas en las que se forman miles de niñas y niños desde la Educación Infantil hasta el Bachillerato y que están situadas en Andalucía, Asturias, Comunidad Valenciana y Madrid.

Las gestión documental diaria de una activo inmobiliario como una escuela es comparable  en complejidad a la de un hospital o un residencia de mayores.  Entre sus funciones  incluye la recepción y archivo de numerosa documentación tanto inicial (boletines, licencias, inspecciones iniciales, etc.) como de mantenimiento (inspecciones periódicas, revisiones, incidencias y resolución de no conformidades, contratos, futuras licitaciones…) Una serie de documentación que debe estar actualizada, en vigor y que debe poder consultarse fácilmente

Y cuando en lugar de gestionar la documentación de una sola escuela, el responsable debe hacerlo de 10 centros como ocurre con ISP SCHOOLS se requiere una herramienta de gestión documental fiable. Por eso ISP SCHOOLS apostó por QUIONIA INFRMATION SYSTEMS (IS), el aplicativo 100% Cloud, desarrollado íntegramente por SIMBIOE FACILITY MANAGEMENT  que permite al gestor o propietario del activo conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requiere.

QUIONIA IS es además un sistema robusto, potente y seguro que también ofrece a los responsables de ISP SCHOOLS diversos indicadores de gestión de los activos para evaluar el grado de calidad de cada proveedor y de cada contrato, lo que les permitirá tomar futuras tomas de decisiones con la información adecuada.

De una gestión en carpetas a una solución Cloud centralizada.

El plazo total de la implantación ha sido de seis meses y en la actualidad se continúan incorporando apartados y datos con la previsión de alcanzar la máxima funcionalidad operativa en 2020. En ese momento QUIONIA IS no sólo incluirá documentos normativos, hito alcanzado en 2019, sino que también contará con todo tipo de documentos relacionados con el activos, pudiéndose gestionar cualquier acontecimiento que genere histórico o documentación relevante.

Marc Blasco CEO de SIMBIOE, señala que “el reto con ISP SCHOOLS también tenía que ver con la diferente legislación de cada una de las 4 CCAA donde se encuentran las escuelas. Por ejemplo en la Comunidad Valencia la inspección de la instalación de baja tensión es cada cuatro años y en el resto de comunidades es cada cinco” Otro ejemplo señala Blasco “es el formato anual para acreditar la realización del mantenimiento del RITE, que es específico de cada comunidad. Además cada Municipio dispone de normativa específica de medioambiente, QUIONIA IS contempla y solventa de una manera los requisitos de forma detallada, sencilla y visual para el usuario”

 Acerca de QUIONIA

Quionia IS, previa definición del edificio y sus elementos e instalaciones, indica las inspecciones y revisiones a realizar y permite cargar los documentos a medida que son generados. Además, permite gestionar incidencias y no conformidades, obteniendo toda la información técnica relevante y permitiendo la toma de decisiones. Y todo esto desde la movilidad más absoluta ya que puede gestionarse desde PC, móvil o tableta.

 Junto a ello, su potente motor de reporting, facilita la consulta de documentos e informes en cualquier momento, filtrando por edificio, activo, elemento de inventario, fecha o cualquier concepto relacionado.  Quionia IS cuenta también con un cuadro de mandos, el cual ofrece indicadores de gestión que permiten en todo momento evaluar el estado de la gestión documental de sus activos. Estos indicadores son los Acuerdos de Nivel de Servicio con empresas de mantenimiento.

 Tan sólo dos años después de su lanzamiento al mercado, más de 180 edificios, pertenecientes a un decena de clientes, disfrutan de esta solución. Se trata de centros comerciales, colegios, oficinas, centros sociosanitarios y museos, entre los más destacados: la cadena CINESA, el Consorci del Museu de Ciències Naturals de Barcelona, el Parc Científic de Barcelona y además de la escuelas del International School Partnership

 Acerca de Simbioe.

Fundada en 2012, Simbioe está formada por un equipo de 10 profesionales compuesto por ingenieros, arquitectos y diseñadores de interiores dedicados a dar apoyo y asesoramiento a sus clientes en el área del Facility Management, el cual incluye el control y la gestión de todas las actividades relacionadas con las infraestructuras de las empresas y los servicios de apoyo al negocio principal como por ejemplo comissioning, proyectos, control y gestión de servicios, planes de eficiencia energética, auditorías,  formación y servicios de información como QUIONIA IS.

 Su máximo responsable y CEO es Marc Blasco, ingeniero industrial con amplia experiencia en el sector. Simbioe dispone de oficinas en Barcelona y en Madrid ofreciendo sus servicios mayoritariamente en España, pero con colaboraciones en otros países europeos gracias a la estandarización de servicios mediante la definición de procesos, procedimientos y el seguimiento de normativas.