28 Mar Artículo sobre la importancia de la documentación en la gestión de edificios
La importancia de la documentación en la gestión de los edificios
Para el uso, la gestión y la explotación de un activo es imprescindible conocer sus requisitos documentales a nivel legal y técnico. Simbioe dispone de procesos y procedimientos para establecer y actualizar estos requisitos de forma periódica según las nuevas normativas y las nuevas necesidades de los activos.
La documentación para la gestión de un edificio, se puede dividir en seis grandes bloques: documentación as built, licencias y legalizaciones, acta de inspección, informes de revisiones, informes de actuaciones y facturas. Toda esta documentación conforma el libro del edificio.
La documentación as built incluye el proyecto, los planos, los cálculos, la documentación técnica, las fichas de la puesta en marcha, etc. Esta documentación de referencia será útil y necesaria a lo largo de la vida del activo. Por ejemplo ante problemas de funcionamiento en las instalaciones de climatización podremos consultar las condiciones iniciales, regulación de la instalación, trazados de tuberías o cálculos iniciales.
Las licencias y legalizaciones son obligatorias y necesarias para poder hacer cambios en el edificio como por ejemplo reformas, incrementos de potencia o cualquier actuación relevante.
Una vez legalizadas ciertas instalaciones como aparatos elevadores, instalaciones de baja o media tensión, instalaciones de gasóleo o aparatos a presión, se debe de encargar a Empresas de Inspección y control u organismos de control autorizados, la realización de inspecciones periódicas. En cada inspección, el organismo debe emitir un acta que debe ser custodiada y formará parte del libro del edificio.
Además, un activo requiere la realización de revisiones de mantenimiento, algunas de ellas en cumplimiento de la normativa vigente i otras como complemento a las actuaciones normativas. Para cada revisión o actuación se debe emitir un informe que también formará parte del libro del edificio y del que se podrán obtener datos técnicos, valores y parámetros que podrán formar parte de los indicadores de gestión del edificio y ayudarán en la toma de decisiones.
La documentación referente a actuaciones, se refiere a cualquier actuación relevante y extraordinaria sobre el edificio como por ejemplo la renovación de un elemento, sistema, instalación o parte de cualquiera de ellos. Este apartado está relacionado con los planes de inversión, OPEX y CAPEX.
Por último, la recopilación de facturas y la extracción y procesado de sus datos puede contribuir a la estrategia de optimización, control y gestión proactiva del gasto.
Simbioe dispone de su software de gestión de edificios QUIONIA Information System, que permite conocer los requisitos documentales de cada activo, cargar la documentación, ordenarla y conocer el grado de cumplimiento de los objetivos documentales. La filosofía del aplicativo es aglutinar en una sola herramienta toda la documentación del edificio.
Quionia, dispone de cuadros de mandos a nivel táctico y a nivel operativo que permite hacer un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos documentales, separando el cumplimiento de todo aquello que es obligatorio por mandato legal y lo que es complementario a lo indicado en la ley.
Los cuadros de mando a nivel operativo son pantallas que a través de semáforos de colores nos indican el estado de cada una de los documentos, eventos o actuaciones que se deben gestionar. Cada una de estas pantallas, dispone de filtros, informes y herramientas de búsqueda que ayuda a encontrar la información que se desee.
Los cuadros de mando a nivel táctico, son indicadores que aglutinan los resultados de la gestión en periodos de tiempo concretos y que permiten ver tendencias, tomar decisiones y detectar de forma prematura situaciones no deseadas. Además nos ayudan en las tareas de benchmarking, mejora continua y contratación por Acuerdos de Nivel de Servicio.
Quionia dispone además de sistemas de alarma y avisos que nos previenen con antelación de situaciones críticas o no deseadas.
Marc Blasco Chabert
Director Simbioe Facility Management SL